Protocole

Protocole pour recevoir l’assemblée générale annuelle

Octobre : le samedi suivant la fête de l’Action de grâces

RESPONSABILITÉ DE CQQ

  • Les frais de la salle sont payés par CQQ (montant maximum de 400 $). Communiquez avec la trésorière.
  • Le café, thé, jus, et au besoin si nécessaire, les frais de collation sont payés par CQQ. (Toutes les factures doivent accompagner la demande de remboursement).
  • Arrivée à 8 h et départ à 16 h.

RESPONSABILITÉ DE LA GUILDE HÔTESSE

  • Avoir la bannière de CQQ bien en vue (celle-ci doit être remise à la guilde hôtesse à la réunion préparatoire).
  • Placer à l’entrée une table de réception et deux tables pour la registraire.
  • Avoir des bénévoles à la porte de la salle principale pour vérifier les cartes de membre, et pour diriger à la registraire les membres qui n’ont pas encore renouvellé leur cotisation.
  • Les bénévoles à l’entrée de la salle doivent étamper la main de chaque membre et noter les présences.
  • Assembler le présentoir pour exposer la courtepointe qui sera tirée. Prévoir un espace pour étaler les bannières des guildes.
  • Placer une table pour la documentation de CQQ.
  • Recruter des marchands et boutiques de courtepointe et aménager un espace avec tables pour leur rangement.
  • Placer des tables et chaises pour 10 personnes de l’exécutif. Un système de son avec lutrin et micro est nécessaire ainsi qu’une personne pouvant s’occuper du system de son.
  • Aménagement de la salle : placer des tables et des chaises en nombre suffisant pour 200 membres.
  • Placer des tables près de l’entrée à la disposition des guildes désirant vendre des billets de tirage pour leur courtepointe de groupe.
  • Organisation du ‘Show & Tell’. Préparer une feuille à signer à l’acceuil pour les membres ayant des pièces à montrer. Avoir une personne bilingue pour animer cette activité.
  • Demander et recevoir des prix de présence. Installer une table pour les déposer en avant de la salle près de la table de l’exécutif.
  • (Optionnel) Organiser des démonstrations pour la période du dîner. N’oublier pas d’apporter votre dîner.
  • Préparer un BLOC MYSTÈRE à coudre pen-dant la réunion. La guilde hôtesse prépare le patron et les instructions et donne les informa-tions pour les tissus à apporter à l’AGA. Les blocs doivent être réalisés avec les tissus que les membres apportent. Soumettre tous les renseignements nécessaires à l’éditrice avant le 15 juillet.